身近な情報管理。大切な書類、捨ててしまっていませんか?

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医療費領収書や源泉徴収票、役所提出書類のデータコピー、高額商品のレシート…身近なところにも重要書類は潜んでいます。あなたの大事な書類、捨ててしまっていませんか?

この記事では自分で自分の身を守るために「何を」「どうやって」「いつまで」保存すべきか、次の3つのポイントに触れながら解説したいと思います。

  • 保管する理由
  • 保管オススメ書類一覧
  • 保管の方法

1.保管する理由

「会社に聞けばいいや」は黄信号!自分の身は自分で守ろう

あなたにまつわる情報の管理。会社だけに任せてしまっていませんか?
終身雇用が崩壊しつつある昨今。近年は働き方改革、副業OK、フリーランスの拡大などで「いつ」「どこで」働いてきたか、自分にまつわる記録が分散してきています。

会社倒産、未払い残業代請求、会社の社会保険料未加入…このようなときには会社に聞いても返答が来ない可能性「大」です。 現実には起こってほしくはありませんが、もしものときに泣き寝入りしないよう、問題が発生していない「今」から備えておく必要があります。

2.保管オススメ書類一覧

[オフィシャル篇] 所得証明としての利用が多い

項目主な使用目的期間と根拠
勤怠表勤務日数・時間確認5年(請求権時効)
給与明細所得証明、給与額確認5年(請求権時効)
源泉徴収票確定申告、転職、所得証明5年(確定申告修正)
保険・年金記録受給条件確認ずっと
雇用契約書雇用条件確認3年(労基法/企業水準)

2020年の改正民法

源泉徴収票はもともと確定申告のための書類ですが、所得を証明する書類として家を借りるとき・買うときに提出を求められることがあります。最近では「ふるさと納税」がいくらまで可能か試算するためにも使うこともありますね。

源泉徴収票のほかには、給与の計算間違いを指摘したり、未払い残業代等を請求したりする際に勤怠表など計算の根拠となるものを保管しておくと安心です。

「消えた年金記録問題」記憶している方が多いと思います。ご自身で保険料の支払証明ができた方はすぐに記録が復活できましたね。このように記録の保管、データの保存は自分を確実に守ってくれます。

[プライベート篇] 医療費領収書は通常再発行されない

項目主な使用目的種類期間と根拠
医療費領収書医療費控除原本5年間(修正申告)
高額商品領収書損保請求時の購入額証明原本保険加入期間
履歴書転職、面接対策コピー任意
職務経歴書転職、面接対策コピー任意
役所提出書類、入学願書等試験対策、問合せ用コピー任意

ご家族の分も含めると意外と高額になりがちな医療費。医療費の領収書は通常再発行されません。 確定申告時期に慌てて探すのではなく、普段から一か所にまとめて保管しておきたいですね。
忘れがちなのが高額商品のレシート。携行品損害などでは申請時に領収書・保証書・取扱説明書の原本を添付することが求められます。 親切なところだと火災保険加入時に金額を入力することもあるらしいですね。

履歴書・職務経歴書はきちんとしたフォーマットを作って保存しておくと、あとで参照しながら有効活用できて便利。 入学・卒業時期が早見表からずれる方や、職歴がたくさんある方には特におすすめ。何年何月って、意外と忘れるものです…

入学願書をコピーしておけば、面接の前に何を書いたか思い出すのにも役立ってくれますし、先方から記載内容について問合せがあった際も慌てずに済みます。 保育園申込書だってコピーがあればすぐに何枚だって書けるんです…(涙)

3.保管の方法

自宅の場合は紙で保管、もしくはPCのハードディスクに保存するのが一般的です。いくつか方法をご紹介いたします。

◆紙(原本)を保管?データ保存?
紙でもらったら紙で保管
領収書・レシート等のうち、紙で受け取ったものは基本的に紙で保管です。
クリアホルダーで年度・ジャンル別に分けて、大きなファイルにまとめてポン。
(注:紙のレシートを電子化するには一定の要件を満たす必要があります)
オンラインショッピング利用等で領収書が電子データの場合は電子データ保存でOK!
必要なときに印刷すれば良いのでデータは便利ですね。
◆とりあえず内容がわかればいい場合
スマホカメラが断然便利
履歴書など個人的に使用するものは当然、データでも紙コピーでも何でも構いません。
手っ取り早くスマホのカメラでパシャッ、でもOK!意外と便利です。
◆領収書類の保管が面倒
フリーザーバッグにまとめてポン
領収書など用紙が小さくて原本保管が必要なものは、月別・ジャンル別にフリーザーバッグに分けて大きなファイルケースにポンポンと入れていくのが効率が良くておすすめです。
◆メールは証拠にならない?
メールも証拠にはなる。けれど信用度は別。ヘッダ情報含めて保存を!
裁判においてはどのようなものでも証拠にはなるようです。過去に電子メールが証拠として認められた事例もあります。
ただし、その証拠が信頼度の高いものかどうかは別です。都合のいい箇所だけ抜き取ってしまうと当然、信頼度は下がりますよね。 前後のやりとりがわかるような形で保存することをオススメします。 メールを保存する際は信頼度を高めるため、配送情報である「ヘッダ情報」を含めて保存してくださいね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
既にご存知の方には「フフフン、当然だよね」な内容だったかと思います。逆に、「知らなかった!家の書類全然整理してない!」という方には少しでも意識していただけると嬉しいです。
今回は概要から入りましたので細かい手順などはまた別の記事にて紹介したいと思います。

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